詐欺の疑いがあるときに必要な7つのアクション

特定の決算修正仕訳に関する問い合わせへの回答が得られません。経理チームの一員が、経費の見直しは必要ないと言っています。数か月前は金銭的に苦しい状態にあったのに、買掛金を扱う事務員が急に5万ドルのSUVを購入しました。経理部長が毎週カジノに通っています。あなたのデータ分析は、異常な活動を検知しました。

これらのシナリオのどれかに聞き覚えはありませんか？これらのシナリオは、組織の財務活動から、(1) 不正行為の可能性があること、(2) より詳細な調査が必要であることを示す可能性のあるサインです。

何かがおかしいという兆候を見て、疑念を立証するために初期分析を行った場合は、すぐに7つのステップのアクションを開始する準備をしてください。

• 顧問弁護士を雇う。まず、弁護士を雇います。自己診断をしている場合ではありません。顧問弁護士は、調査を実施し、証拠を保存し、取るべき適切な法的措置を決定するための適切な指針を伝えます。横領事件を誤って処理した場合、不当解雇、誹謗中傷、名誉毀損訴訟が発生する可能性や、弁済や返還を求める能力が制限される可能性があります。
• 組織内の重要人物とコミュニケーションをとる。このステップは重要であり、詐欺の疑いによって必要になります。取締役会メンバー、内部監査部門、人事部、および主要な経営陣には、方針と手順の指示に従って情報を提供する必要があります。慎重に、調査や意思決定のための行動に役割を持つ個人のみに報告するようにします。従業員、ビジネスパートナー、利害関係者、メディアといつ、どのように情報を共有すべきかを話し合います。
• 法廷会計士に依頼する。経験豊富で資格を有する法廷会計士のサポートが不可欠です。法廷会計士は、オンサイトでもオフサイトでも、目立たない方法で調査を行うことができます。法廷会計士は情報の迷路から問題に焦点を当て、範囲を決定し、損失を定量化し、証拠を保存します。法廷会計士はまた、訓練を受けた面接官でもあり、調査中に従業員から口頭および口頭以外で手がかりを探し出します。これらの独立した専門家は、感情がかきみだされている状況の中で行うことが多い経営陣による調査という負担を軽減します。
• 証拠を保存する。詐欺は「故意」の問題を扱うので、故意を証明する証拠を集めて保存しなければなりません。手順としては、元帳や子会社の日誌、ベンダーの請求書、銀行の明細書などの印刷されたコピーを含むオリジナルのデータを確保します。同時にネットワークとローカルドライブ上のすべての電子バックアップのコピーを確保します。電子データは便利ですが、結局のところ、元の資料を要約したものに過ぎません。
• 従業員を休暇扱いにし、アクセスを制限する。人事部や弁護士の指導を受けながら、疑いのある従業員を休職させることは、証拠保全に役立つだけでなく、後日の尋問に対応するためにも重要です。経営陣はすぐに解雇したいと思うかもしれませんが、スキームを立証するための証拠が集まるまで、この行動を保留することが不可欠です。また、従業員が物理的にも仮想的にもアクセスできなくなるように、従業員のオフィスや遠隔地にあるすべての電子情報機器（コンピューター、スマートフォン、タブレットなど）のセキュリティを確保することも重要です。従業員は組織内の他人のパスワードを知っている可能性があるため、不正アクセスや証拠隠滅を防ぐために、全員にパスワードの変更を要求します。最後に、従業員の物理的なオフィススペースへの入場を制限します。
• 努力を文書化する。不正の発見時に活動の記録を保持することは、採用した指針について質問された場合に重要です。さらに、これらのタイプの問題は非常に複雑になることがあるため、記録は重要な参考情報になります。暫くたってから、ノートを見返す必要も出てくるかもしれません。
• 保険契約を確認する。従業員の不正行為の払い戻しの対象となる従業員の不誠実さの補償やその他の補償があるかどうかを確認するために、保険契約を確認します。補償範囲を購入した場合、保険証券には厳格な報告期限があります。会社が補償対象の損失を被ったことを保険会社に通知する必要があります。期限に1日遅れるだけで、請求は棄却されます。また、この規定は、調査に関連する専門家の費用を会社に払い戻す可能性があるので、保険証券が「保険金請求の準備」をカバーしているかどうかを確認してください。

古代中国のことわざに「前に進むことを恐れるな。何もしないことを恐れよ。」というものがあります。恥ずかしい思いをした、または、組織内や世間の反応を恐れるという理由により、上記のような行動をとることができなかった企業が多くあります。行動を起こさなければ、歴史は繰り返されます。